ISPO  merupakan  standar yang dikembangkan pemerintah Indonesia yang  digunakan  untuk  pengelolaan perkebunan  secara  berkelanjutan. Standar ini memuat kriteria dan indikator yang  memasukkan  kaidah – kaidah pengelolaan  lingkungan,  sosial  dan praktek – praktek  pengelolaan perkebunan sawit, diimplementasikan secara berimbang berdasarkan peraturan terkait dengan perkebunan dan industri minyak sawit. Dengan sertifikasi ISPO yang berlaku 5 (lima) tahun pihak industri pengelola perkebunan dan industri minyak sawit dapat mengelola secara lestari atau berkelanjutan.

ISPO  merupakan  standar yang dikembangkan pemerintah Indonesia yang  digunakan  untuk  pengelolaan perkebunan  secara  berkelanjutan . Standar ini memuat kriteria dan indikator yang  memasukkan  kaidah – kaidah pengelolaan  lingkungan,  sosial  dan praktek – praktek  pengelolaan perkebunan sawit, diimplementasikan secara berimbang berdasarkan peraturan terkait dengan perkebunan dan industri minyak sawit. Dengan sertifikasi ISPO yang berlaku 5 (lima) tahun pihak industri pengelola perkebunan dan industri minyak sawit dapat mengelola secara lestari atau berkelanjutan.

1. Kepatuhan Terhadap Peraturan Perundang-undangan
2. Penerapan Praktek Perkebunan Yang Baik
3. Pengelolaan Lingkungan Hidup, Sumber Daya Alam, dan Keanekaragaman Hayati
4. Tanggung Jawab Terhadap Ketenagakerjaan
5. Tanggung Jawab Sosial dan Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat
6. Penerapan Transparansi
7. Peningkatan Usaha Secara Berkelanjutan

Semua keluhan yang ada hubungannya dengan kegiatan sertifikasi yang diajukan oleh klien atau pihak lain harus dalam bentuk tertulis disampaikan kepada manajemen LSISPO RPN. Keluhan yang masuk dicatat dalam Formulir Keluhan, dan akan diselesaikan oleh manajemen LSISPO RPN

Penanganan keluhan diupayakan diselesaikan secara damai. Namun demikian apabila klien atau pihak lain belum merasa puas terhadap keputusan/ tindakan penyelesaian keluhan atau keputusan sertifikasi dari LSISPO RPN, klien atau pihak lain dapat mengajukan banding paling lambat 14 (empat belas) hari setelah diterimanya pemberitahuan tentang keputusan/ tindakan penyelesaian keluhan atau keputusan sertifikasi.

Pengajuan harus disampaikan secara tertulis dengan mengisi Formulir Pengajuan Banding (FR-ISPO RPN 7.13.03).

Manajemen LSISPO akan membentuk Panel Banding yang anggotanya ditentukan sebagai berikut:

• Bebas dari konflik kepentingan.
• Bukan personil manajerial LSISPO RPN.
• Memiliki perhatian dan pengetahuan yang cukup terhadap masalah yang diangkat sebagai banding.

Panel Banding menghadirkan klien atau pihak lain untuk mempresentasikan pengajuan banding pada batas waktu yang ditentukan.

Panel Banding membuat pernyataan tertulis yang berisi temuan banding dan alasan keputusan yang dicapai dalam Formulir Keputusan Panel Banding (FR-ISPO RPN 7.13.04) selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah presentasi klien atau pihak lain yang mengajukan banding. Pernyataan ini ditandatangani oleh semua anggota Panel Banding dan akan diserahkan kepada manajemen LSISPO RPN untuk dikaji ulang dan diselesaikan.

• Penghentian sertifikasi dilakukan apabila ada permintaan dari klien untuk menghentikan sementara proses sertifikasi karena suatu hal. Kondisi tersebut dapat terjadi ketika klien tidak memenuhi Prinsip dan Kriteria ISPO yang diperkirakan dapat mempengaruhi hasil evaluasi dan hasil survailen, pelanggaran terhadap perjanjian/ kontrak atau temuan/ informasi dari sumber lain tentang penyalahgunaan sertifikat. Pada kondisi ini Manajer Teknis akan mengkaji hal tersebut dan menyampaikannya ke Komisi Teknis dan akan dilakukan kajian oleh pihak manajemen LSISPO.
• Pihak LSISPO akan mengirimkan surat keputusan penghentian kepada klien.
• Klien akan diberikan waktu memperbaiki dihentikannya proses sertifikasi dalam jangka waktu selambat-lambatnya 2 (dua) bulan.
• Selama masa penghentian klien tidak boleh menggunakan atau mencantumkan logo ISPO
• Pihak LSISPO menerima berkas tindakan perbaikan penyebab penghentian dari klien dan menyampaikan kepada Komisi Teknis melalui Manajer Teknis.
• Komisi teknis akan mengkaji hasil perbaikan , jika tindakan perbaikan dari penyebab penghentian telah memadai dalam batas waktu yang dipersyaratkan, maka Komisi Teknis membuat keputusan pemberitahuan proses sertifikasi dapat diteruskan sesuai dengan alur sertifikasi hingga proses pemberian status sertifikasi/ survailen.
• Apabila Komisi Teknis menganggap bahwa tindakan perbaikan penghentian tidak memadai atau melebihi batas waktu yang dipersyaratkan, maka Komisi Teknis membuat keputusan untuk tidak memberi sertifikasi
• Selanjutnya pihak LSISPO akan mengambil tindakan untuk menginformasikan kepada publik melalui website: rpn.co.id bahwa kebun dan/atau usaha pengolahan dari klien tersebut telah dihentikan proses sertifikasinya.

Perluasan Ruang Lingkup dapat dilakukan oleh klien yang telah disertifikasi melalui tahapan berikut:

• Pengajuan permohonan penambahan ruang lingkup
• Klien melengkapi semua dokumen audit kecukupan dokumen.
• Telah dilakukan audit tahap 1 dan semua temuan sudah dapat ditindaklanjuti oleh klien
• Telah dilakukan audit tahap 2 dan semua temuan sudah dapat ditindaklanjuti oleh klien.
• Telah dilakukan rapat komite Teknis dari kegiatan sertifikasi ISPO dan dinyatakan klien memenuhi persyaratan ISPO

• Apabila ruang lingkup yang telah disertifikasi ternyata tidak sesuai dengan Prinsip dan Kriteria ISPO yang diperkirakan dapat mempengaruhi hasil evaluasi dan hasil survailen, pelanggaran terhadap perjanjian/ kontrak atau temuan/ informasi dari sumber lain tentang penyalahgunaan sertifikat, maka pihak LSISPO akan mengkaji, mengevaluasi dan membuat keputusan untuk pembekuan sertifikasi
• Pihak LSISPO memberitahukan kepada klien tentang pembekuan sertifikasi yang telah diterima dengan mengirimkan surat keputusan pembekuan
• Selama periode pembekuan, klien tidak boleh membuat pernyataan yang menyesatkan dan sebaiknya menginformasikan kepada pembeli yang sudah ada dan calon pembeli yang potensial berkaitan dengan status sertifikasi, dan memberhentikan penggunaan logo ISPO sejak tanggal pemberitahuan pembekuan
• Apabila terjadi pembekuan sertifikasi, LSISPO RPN menugaskan satu orang atau lebih untuk merumuskan dan mengkomunikasikan dengan klien tentang tindakan yang diperlukan untuk mengakhiri pembekuan dan pengembalian sertifikasi untuk ruang lingkup yang sesuai dengan skema sertifikasi.
• Klien diberi kesempatan untuk melakukan tindakan koreksi dalam jangka waktu selambat-lambatnya 6 (enam) bulan.
• Sebelum melakukan pengaktivan sertifikasi kembali klien harus melakukan tindakan koreksi dengan memperbaiki kebun dan/atau usaha pengolahan sehingga sesuai dengan Prinsip dan Kriteria ISPO.
• Untuk mengaktivkan kembali sertifikat yang telah dibekukan, klien harus melakukan survailen ulang yang akan dilakukan dan dikaji oleh LSISPO
•  Apabila LSISPO menganggap bahwa hasil survailen ulang memadai dalam batas waktu yang dipersyaratkan, maka LSISPO akan membuat surat keputusan yang mencabut periode pembekuan sertifikasi dan pemberlakuan kembali lisensi penggunaan logo ISPO. Namun jika belum memadai maka akan dilakukan pencabutan sertifikasi.

• Pengurangan sertifikasi dapat terjadi untuk klien yang memiliki beberapa ruang lingkup yang telah disertifikasi. Pihak LSISPO akan mengkaji dan mengevaluasi beberapa informasi terkait:
  • Terdapat keinginan dari klien.
  • Terdapat pelanggaran terhadap Prinsip dan Kriteria ISPO.
  • Melakukan penyalahgunaan sertifikat/ logo LSISPO RPN.
  • Melewati batas waktu tindakan perbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian sehingga terjadi penundaan Sertifikat.
• Apabila dari hasil evaluasi, klien memiliki salah satu dari butir diatas, Pihak LSISPO akan membuat keputusan pencabutan sertifikat ISPO dari klien.
• Kepala LSISPO akan mengeluarkan surat keputusan pencabutan sertifikat ISPO dan meminta kepada klien untuk mengembalikan sertifikat ISPO yang telah diterima, kepada LSISPO.

Komponen biaya sertifikasi ISPO:

1. Biaya sertifikasi (Rp 60.000.000)
2. Biaya opersional audit tahap 1 (disesuaikan dengan jumlah HOK audit lokasi audit, dan akomodasi)
3. Biaya opersional audit tahap 2 (disesuaikan dengan jumlah HOK audit, lokasj audit, dan akomodasi)
4. Biaya surveilen tiap tahun (disesuaikan dengan jumlah HOK proses audit, lokasi audit, dan akomodasi)

Hak Pemohon/Klien

• Pemohon/klien berhak untuk disediakan auditor yang kompeten oleh LSISPO. Auditor akan melaksanakan penilaian berdasarkan permohonan sertifikasi oleh pemohon/klien dengan pedoman mutu ISPO yang terkait.
• Pemohon/ klien akan di proses permohonannya dengan dilaksanakan proses sertifikasi tahap audit kecukupan dan audit lapang atau biasa disebut audit tahap I dan tahap II.
• Apabila hasil evaluasi dari LSISPO menyatakan bahwa pemohon/klien telah memenuhi semua persyaratan sertifikasi ISPO maka LSISPO akan menerbitkan sertifikat ISPO yangd dapat digunakan oleh pemohon/klien.
• LSISPO akan melakukan surveilan atau pengawasan berkala minimal dua kali dalam satu tahun apabila diberlakukan sistem sertifikasi

Kewajiban Pemohon/klien

• Pemohon/klien harus memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk menerapkan perubahan yang sesuai dengan ketentuan Pihak LSISPO
• Apabila sertifikasi berlaku untuk produksi yang sedang berlangsung, Pemohon/Klien menjamin bahwa proses sertifikasi memenuhi persyaratan ISPO.
• Pemohon/klien membuat seluruh pengaturan yang diperlukan untuk:

1. 1. Pelaksanaan audit dan survailen (jika diberlakukan), yang memungkinkan adanya pemeriksaan dokumentasi, rekaman, akses terhadap peralatan, lokasi, wilayah, personil dan subkontraktor yang relevan;
   2. Penyelidikan pengaduan;
   3. Partisipasi pengamat, jika diperlukan.

• Pemohon/Klien membuat pernyataan terkait sertifikasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi,
• Pemohon/klien tidak menggunakan logo ISPO diluar peruntukannya atau sedemikian rupa sehingga mengakibatkan LSISPO menjadi buruk, dan tidak membuat pernyataan terkait sertifikasi ISPO yang dianggap oleh pihak LSISPO sebagai menyesatkan atau tidak sah.
• Apabila diterapkan pembekuan, pencabutan, atau penghentian sertifikasi, Pemohon/klien menghentikan penggunaan seluruh iklan yang berisi referensi apapun didalamnya dan mengambil tindakan yang dipersyaratkan LSISPO dalam rangka pembekuan/pencabutan/penghentian sertifikasi.
• Jika Pemohon/klien memberikan salinan dokumen sertifikasi kepada pihak lain, dokumen harus direproduksi secara keseluruhan/utuh
• Dalam membuat referensi untuk sertifikasi ISPO di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan, pemohon/klien harus mengikuti persyaratan dari pihak LSISPO.

• pemohon/klien memenuhi persyaratan dalam penggunaan tanda kesesuaian dan informasi yang terkait dengan ISPO.

• pemohon/klien  menyimpan rekaman seluruh keluhan yang diketahui berkaitan dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi dan membuat rekaman tersedia bagi  pihak LSISPO. pemohon/klien mengambil tindakan yang tepat untuk menangani keluhan dan kekurangan yang ditemukan, sehingga dapat menjamin kesesuaiannya terhadap persyaratan sertifikasi. pemohon/klien harus membuat dokumentasi tindakan yang diambil.

• pemohon/klien menginformasikan tanpa penundaan kepada pihak LSISPO, sehubungan dengan adanya perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk sesuai dengan persyaratan sertifikasi.